Konferencja „Facing the challenge how to effectively support public administration reforms by EFS funds”

Konferencja podsumowująca Projekt Sieci Naukowej Europejskiego Funduszu Społecznego. Głównym celem konferencji było zaprezentowanie raportu „Promoting Dynamic Reform Across Europe’s Public Administrations: Using the European Social Fund Effectively”. Krajową Szkołę Administracji Publicznej na konferencji reprezentowali: dyrektor Jan Pastwa, dr Anna Jaroń, dr Marcin Sakowicz oraz Słuchacze XXIV Promocji „Wiesław Chrzanowski”.

Spotkanie zainaugurował wiceminister Paweł Orłowski, podsekretarz stanu w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego. W swoim przemówieniu podziękował wszystkim zaangażowanym w realizację Projektu i podkreślił, że wymiana doświadczeń pomiędzy Polską, Bułgarią, Czechami, Grecją, Litwą i Rumunią przyniosła oczekiwane rezultaty i pozwoliła na przygotowanie wielu rekomendacji, które zawarto w raporcie końcowym.

Po wystąpieniu wiceministra Orłowskiego, głos kolejno zabierali: Stefan de Keersmaecker reprezentujący Dyrekcję Generalną ds. Zatrudnienia, Spraw Społecznych i Włączenia Społecznego, Radana Kratochvilova z Ministerstwa Pracy i Polityki Socjalnej Republiki Czeskiej oraz Ramunas Dilba reprezentujący Ministerstwo Finansów Litwy. Wszyscy zwrócili szczególną uwagę na korzyści płynące z realizacji Projektu Sieci Naukowej Europejskiego Funduszu Społecznego. Podkreślono, że rekomendacje zawarte w Raporcie przeznaczone są nie tylko dla krajów zaangażowanych w Projekt, ale mają pomóc całej Unii Europejskiej we wzmacnianiu zdolności administracyjnych. Za priorytety uznano: wypracowanie użytecznych narzędzi dla administracji publicznej, budowanie kompetencji instytucjonalnych, wypracowanie ram strategicznych i prawnych w administracji publicznej, walkę z oszustwami i korupcją w zamówieniach publicznych oraz zdecydowane obniżenie poziomu ubóstwa.
Następnie Nathaniel Copsey, ekspert Sieci Naukowej z Aston Centre for Europe, zaprezentował pięć obszarów rekomendacji zawartych w Raporcie. Są to: Planowanie strategiczne (Strategic planning), E-zarządzanie - rozwój usług publicznych on-line(E-government – development of public services on-line), Efektywne konsultacje i partnerstwo społeczne (The partnership principle in designing legislation and its delivery), Administracja przyjazna biznesowi (Business-friendly administration) oraz Reforma samorządowa (Local governance – towards more qualitative services to the citizens).Przedstawił również wyzwania, które stoją przed Unią Europejską w najbliższych latach. Ponadto, zwrócił uwagę na zmiany klimatyczne, spowolnienie gospodarcze, wzrost bezrobocia, coraz większe nierówności społeczne, starzenie się społeczeństwa. Pan Copsey zaznaczył również, że obecnie główną rolę napędową w gospodarce stanowi sektor publiczny i że naszym celem powinno być stymulowanie wzrostu w sektorze usług.

Po krótkiej przerwie uczestnicy konferencji podzielili się na pięć grup warsztatowych, w których dyskutowali o konkretnych obszarach rekomendacji zawartych w Raporcie. Dyskusje toczyły się w następujących grupach:

Planowanie strategiczne (Strategic planning)

Przewodniczącym grupy warsztatowej „Planowanie strategiczne” był Pan Florin Bondar, ekspert Sieci, reprezentujący Ministerstwo Administracji Publicznej Rumunii. Na początku zostały zaprezentowane główne wnioski, problemy i rekomendacje zawarte w części Raportu poświęconej planowaniu strategicznemu. Litwa posłużyła za przykład państwa najlepiej rozwiniętego pod względem planowania. Innymi przykładami państw, w których planowanie strategiczne można zakwalifikować jako dobrą praktykę były: Łotwa, Finlandia, Irlandia, Holandia i Wielka Brytania.

Za główne problemy, z którymi stykają się urzędnicy zajmujący się planowaniem strategicznym uznano: brak powiązania planów strategicznych z budżetem, brak informacji o sposobie finansowania planów, niewystarczający system komunikacji między podmiotami zaangażowanymi w tworzenie, implementację i finansowanie planów strategicznych (zarówno na poziomie wewnętrznym jednej instytucji, jak i pomiędzy instytucjami) oraz brak nowoczesnych systemów monitorowania i ewaluacji na różnych poziomach planowania i implementacji. Po wystąpieniu Pana Bondara rozpoczęła się żywa debata, w której głos zabrali m.in. przedstawiciele administracji publicznej z Polski, Rumunii, Czech, Słowenii, Litwy, Flandrii, przedstawiciel OECD oraz słuchacze KSAP. Zwrócono uwagę przede wszystkim na problemy pojawiające się w poszczególnych krajach w związku z planowaniem. Często pojawiał się wątek braku odpowiedniej ewaluacji i planowania „niestrategicznego”. Podkreślono trudności w planowaniu średnio- i długoterminowym będące wynikiem nieplanowanych sytuacji, presji społeczeństwa i zobowiązań międzynarodowych. Wskazano na problemy w implementacji i brak odpowiedniej komunikacji między wdrażającymi, a departamentami. Niezwykle ważnym elementem planowania są mierniki, które przyjmuje się do oceny rezultatów. Dobór właściwych wskaźników okazał się w wielu państwach poważnym problemem. Kilku uczestników debaty zwróciło również uwagę na trudności związane z dopasowaniem planów krótkoterminowych, zadaniowych (step-by-step) do planów głównych, długoterminowych. Pod koniec dyskusji poruszono bardzo ciekawą kwestię realnej przydatności i użyteczności planowania strategicznego. Dyskutanci uznali, że nie ma dowodów na to, że planowanie strategiczne jest dobre, ale z drugiej strony nie ma też dowodów, że jest złe.

Dyskusję zakończył wniosek, z którym zgodzili się wszyscy uczestnicy grupy warsztatowej – planowanie strategiczne nie jest celem samym w sobie, jest narzędziem do osiągnięcia konkretnego celu. Uznanie samego planowania strategicznego za rozwiązanie problemu może ten problem tylko pogłębić. Przewodniczący grupy stwierdził, że „ludzie muszą najpierw wiedzieć co i jak robić, a dopiero później dostać do tego narzędzie – nie na odwrót”.

E-zarządzanie - rozwój usług publicznych on-line (E-government - development of public services on-line)

Grupa warsztatowa dotyczyła problematyki e – government. Dyskusję moderował Boyan Jerkov, przedstawiciel stowarzyszenia ICT Development Bulgaria. Udział wzięli także przedstawiciele Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji, Ministerstwa Gospodarki oraz NIK. Punktem wyjścia było podkreślenie potrzeby dalszego finansowania cyfryzacji administracji ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego ze względu na duże zaległości w tej dziedzinie występujące w szczególności w nowych krajach UE.

Pierwsza część dyskusji dotyczyła dobrych praktyk w zakresie cyfryzacji administracji. Jako przykład udanego systemu wymiany informacji między organami administracji wskazano hiszpańskie ITALO. System Agro Market Austria (eAMA) to z kolei przykład uwieńczonego powodzeniem projektu mającego na celu umożliwienie rolnikom załatwiania spraw administracyjnych w sieci. Działający w Amsterdamie system HoReCa1, dzięki ograniczeniu procedur biurokratycznych znacznie ułatwia zaś procedurę uzyskiwania licencji na prowadzenie hoteli, barów i restauracji.

Uczestnicy dyskusji zgodzili się, że najważniejszym problemem w dziedzinie cyfryzacji administracji jest często zmieniające się prawo i polityka publiczna w tym zakresie. Przygotowanie kompletnego systemu trwa zaś nie krócej niż rok. Stwierdzono, że skoro nie można przewidzieć przyszłego prawa, systemy powinny być oparte na prawie obowiązującym, jednak pomyślane tak, by łatwo można je było dostosować do nowych warunków. Istotne jest też to, by nie tworzyć wielkich projektów o ogólnych charakterze, lecz raczej sieć wielu wyspecjalizowanych systemów.

Efektywne konsultacje i partnerstwo społeczne (The partnership principle in designing legislation and its delivery)

Głównym prelegentem i moderatorem dyskusji w kolejnej grupie był Ramunas Dilba z litewskiego Ministerstwa Finansów. W dyskusji uczestniczyli także przedstawiciele Ministerstwa Gospodarki, Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji oraz Ministerstwa Rozwoju Regionalnego.

Najważniejszym problemem w omawianej dziedzinie według prelegenta jest presja czasu towarzysząca legislacji. Istnieje konflikt między dążeniem do szybkiego i sprawnego stanowienia prawa, a postulatem prowadzenia rzetelnych konsultacji społecznych. Od kompromisu między tymi wartościami zależy to, czy proces legislacyjny zakończy się sukcesem.

Zdaniem prelegenta w krajach UE nie brakuje (poza Bułgarią) regulacji prawnych dotyczących konsultacji społecznych. Problemem jest jednak stosowanie ich w praktyce. Znaczenie dla procesu konsultacji społecznych ma także tradycja i kultura danego kraju. Jako przykład wskazano Grecję, gdzie słabo rozwinięte społeczeństwo obywatelskie i anomia między społeczeństwem, a organami państwa utrudnia proces konsultacji. Kolejnym problemem jest nadmiar aktów prawnych stanowiący barierę dla interesariuszy.

W następnej części dyskusji jej uczestnicy wymienili się doświadczeniami związanymi z konsultacjami społecznymi. Przedstawicielka Ministerstwa Gospodarki wskazała, że konsultacje powinno się przeprowadzać już na etapie określania podstawowych celów regulacji. Z kolei przedstawiciel Ministerstwa Rozwoju Regionalnego zwrócił uwagę na plany zlecania konsultacji organizacjom pozarządowym, które mogłyby wziąć na siebie odsiewanie nieistotnych komentarzy i przedstawienie raportu z konsultacji.

Na zakończenie zwrócono uwagę, że w związku z nowym okresem programowania w najbliższym czasie konieczne będzie przeprowadzenie licznych konsultacji społecznych. Ich powodzenie zależy od tego, czy nie będą zbyt szczegółowe.

Administracja przyjazna biznesowi (Business-friendly administration)

Przewodniczącą grupy warsztatowej Administracja przyjazna biznesowi była Pani Ewa Freyberg, ekspert Sieci. Obszernie zaprezentowała założenia, wnioski i rekomendacje części Raportu poświęconej administracji przyjaznej biznesowi. Szczególną uwagę zwróciła na potrzebę polepszenia związku między biznesem, rządem i administracją publiczną.

Rekomendacje, które płyną z tej części raportu to przede wszystkim: ułatwienie sektorowi prywatnemu udziału w zamówieniach publicznych, łatwiejszy i powszechny dostęp do informacji o planowanych zmianach legislacyjnych, tworzenie bardziej przystępnego i mniej skomplikowanego prawa dotyczącego biznesu, zmiana kultury i przyzwyczajeń pracowników administracji publicznej w kontaktach z biznesem. Pani Freyberg dała przykłady krajów które mogą się pochwalić administracją przyjazną biznesowi. W grupie tych państw znalazły się: Szwecja, Holandia i Wielka Brytania. Następnie rozpoczęła się dyskusja, w której głos zabrali przedstawiciele Rumunii, Wielkiej Brytanii, Polski, OECD oraz słuchacze KSAP. 
W dyskusji pojawiły się trzy wątki. Pierwszy dotyczył implementowania dobrych praktyk. Uznano, że taki proces implementacji jest bardzo ważny i niezbędny dla zwiększenia efektywności administracji we współpracy z biznesem, ale w tym przypadku nie działa formuła kopiuj-wklej (copy and paste). Kolejnym wątkiem był poziom programów kształcenia w krajach członkowskich w związku z potrzebami biznesu. Zaprezentowano pogląd, że programy kształcenia muszą być aktualizowane o bieżące potrzeby sektora prywatnego, przede wszystkim o umiejętności pracy zespołowej. Uznano, że należy takie zmiany wprowadzać już na etapie wczesnej edukacji i monitorować programy kształcenia aż do poziomu kształcenia zawodowego i wyższego. Ostatnim wątkiem poruszonym w tej grupie warsztatowej była kwestia tworzenia prawa. Uznano, że nie zawsze w stosunkach między administracją, a biznesem chodzi o zmianę prawa, ale coraz częściej o zmianę mentalności i nastawienia administracji publicznej w kontaktach z biznesem. Zwrócono uwagę, że czasami lepsze skutki przynosi deregulacja i pozostawienie danej kwestii do „uregulowania” biznesowi i rynkowi.

Debata podsumowana została obserwacją, że system tworzenia prawa „1 in, 1 out” nie zawsze się sprawdza i nie należy się go sztywno trzymać. Warto się zastanowić czy nie potrzebujemy więcej lub mniej uregulowań legislacyjnych, ale mądrzejszych niż wcześniej.

Reforma samorządowa (Local governance – towards more qualitative services to the citizens)

Na grupę prowadzącą warsztat składali się przedstawiciele administracji publicznej Grecji, pod przewodnictwem Marii Pothoulaki. Celem warsztatu było zaprezentowanie greckich doświadczeń z realizacji programu operacyjnego „Reforma administracji publicznej 2007-2013”, ze szczególnym uwzględnieniem działania 3 „Reinforcement of gender equality policies in the whole range of Public Action”.

Pani Jean Chishou zaprezentowała wizję rozwoju i główne cele greckiej reformy administracyjnej. Wskazane zostały podstawowe czynniki decydujące o wydolności administracji: zasoby ludzkie, ramy regulacyjne oraz struktury i systemy. W okresie 2007 – 2013 reformą zostało objętych wszystkie 13 regionów administracyjnych kraju. Zmiany zostały ustalone zgodnie z 4 generalnymi celami wyznaczonymi przez Program Operacyjny:
• wzmocnienie jakości polityk publicznych poprzez modernizację ram regulacyjnych i reformy struktur i procedur 
• rozwój zasobów ludzkich administracji publicznej
• wzmocnienie polityki równości płci 
• pomoc techniczna i wsparcie dla realizacji działań

Na powyższe cele zostało przeznaczone 512 172 219.00€. Zasięg i cele programu wzmocnienia polityki równości płci przedstawione zostały szczegółowo przez przedstawiciela Ministerstwa Spraw Wewnętrznych, Decentralizacji i E-zarządzania, Generalnego Sekretariatu dla Równości Płci. Jego budżet ( 120 355 473.00€) został przeznaczony na: przeciwdziałanie i walkę z przemocą wobec kobiet, wsparcie i pomoc organizacji kobiecych i organizacji pozarządowych, wzmocnienie przekazów w kulturze promujących równouprawnienie, zwiększenie udziału kobiet w podejmowaniu decyzji, wzbogacenie zbiorów biblioteki GSGE w sekcji dotyczącej równości płci.

Warsztat zakończył się dyskusją nad tym czego dziś brakuje w administracji. Są to w szczególności: brak analiz na poziomie administracyjnym i obywatelskim, brak partycypacji obywateli, brak odpowiednio wykwalifikowanych kadr w administracji, brak planowania strategicznego. Potrzebne są przede wszystkim: eliminacja biurokracji, źródła finansowania, komunikacja, innowacje, skupienie się na sprawach socjalnych i zastosowanie w niektórych dziedzinach administracji kontekstu kulturowego.

W kolejnej części konferencji Pan Adam Ostry, reprezentujący OECD, przedstawił wykład „Challenges of public administration reforms in convergence countries, presentation of Public Governance Review of Poland”. W swoim przemówieniu odniósł się do trzech obszarów, na których powinna się skupić polska administracja – innowacyjność, zrównoważony rozwój i efektywność działania. W dalszej części wykładu zwrócił uwagę na problemy, którym Polska musi stawić czoła w najbliższych latach. Były to między innymi: sytuacja fiskalna państwa, problem starzejącego się społeczeństwa, ulepszenie koordynacji działań na szczeblu centralnym administracji, zintensyfikowanie współpracy z samorządem lokalnym, organizacjami pozarządowym i obywatelami przy podejmowaniu decyzji przez władze centralne, przywrócenie zaufania do rządu i innych instytucji publicznych poprzez przejrzystość działań, ulepszenie komunikacji pomiędzy podmiotami życia publicznego oraz zwiększenie dostępności usług publicznych. Pan Adam Ostry, kończąc swoje wystąpienie, podkreślił, że Polska musi działać zdecydowanie w kierunku wprowadzenia niezbędnych reform w administracji publicznej poprzez innowacyjność, kreatywność, planowanie strategiczne, inwestycje oraz przy wykorzystaniu kapitału ludzkiego. Jako przykłady państw, którym udało się poprawić wizerunek administracji publicznej, podał Słowenię i Estonię.

Po wystąpieniu przedstawiciela OECD przewodniczący grup warsztatowych przedstawili najważniejsze wnioski, do jakich udało się dojść podczas debat tematycznych. Następnie odbyła się dyskusja panelowa, w której uczestniczyli: Marco Lopriore reprezentujący Europejski Instytut Administracji Publicznej, Benedict Wauters z przedstawicielstwa Europejskiego Funduszu Społecznego we Flandrii oraz Stefan de Keersmaecker, Adam Ostry i Nathaniel Copsey. Panel nosił nazwę „Where next for public administration reform?”. W dyskusji zwrócono szczególną uwagę na potrzebę stworzenia ogólnoeuropejskiej sieci wymiany doświadczeń i pomysłów związanych z administracją publiczną oraz na problem zadłużenia krajów członkowskich Unii Europejskiej. Panel zakończył Pan Adam Ostry stwierdzeniem, że „rządy państw członkowskich muszą skoncentrować się na lepszym wyszukiwaniu problemów oraz na efektywniejszym implementowaniu polityk i strategii”.
Konferencja zakończyła się wystąpieniem przedstawiciela Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, który w imieniu Pani minister Elżbiety Bieńkowskiej, podziękował wszystkim zaangażowanym w projekt Sieci Naukowej Europejskiego Funduszu Społecznego, wszystkim aktywnie uczestniczącym w panelach dyskusyjnych i grupach warsztatowych oraz wszystkim przybyłym na konferencję gościom. Podkreślił również, że projekt Sieci Naukowej EFS napotykał na swojej drodze wiele przeciwności i barier, ale ostateczny rezultat można bezwzględnie uznać za sukces. Przedstawiciel Ministerstwa życzył sobie, aby współpraca zapoczątkowana w trakcie realizacji Projektu nadal trwała oraz aby podobne spotkania odbyły się jeszcze w przyszłości.

Autorzy: Szymon Piechowiak, Michał Horoszko ( grupy warsztatowe 2 i 3), Katarzyna Kalisz (grupa warsztatowa 5), Promocja XXIV „Wiesław Chrzanowski”