- Jakich danych można żądać w kwestionariuszu osoby ubiegającej się o zatrudnienie? (stanowiska UODO i Ministerstwa Pracy),
- Jaki jest zakres dokumentów, których można żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz miejsce ich przechowywania, w tym:
- Ile egzemplarzy skierowania na badania trzeba wystawić?
- Jak dołączyć do papierowych akt osobowych elektroniczne skierowanie i przeczenie o zdolności do pracy?
- Czy wypisując skierowanie na badania wstępne trzeba zrobić adnotację, że osoba ubiegająca się o zatrudnienie przedstawiła orzeczenie o niepełnosprawności?
- Czy w razie przyjęcia nowego pracownika/urzędnika bez badań wstępnych (na podstawie aktualnych badań od poprzedniego pracodawcy) do akt trzeba zrobić kopię orzeczenie i skierowania czy umieścić oryginały odebrane od ubiegającego się o zatrudnienie? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
- Czy można przyjąć bez badań wstępnych jeżeli ubiegający się o zatrudnienie przedstawi kopię orzeczenia lub skierowania? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
- Czy można skopiować do akt wszystkie dokumenty przedstawione na etapie rekrutacji np. list motywacyjny? (stanowisko Ministerstwa Pracy i UODO),
- Czy można skopiować do akt dyplomy ukończenia szkół i świadectwa pracy od poprzedniego pracodawcy? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
- Czy można skopiować do akt dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe nowego pracownika/urzędnika? (stanowisko Ministerstwa Pracy i UODO)
- Zakres danych i informacji, których można żądać od pracownika/urzędnika na potrzeby realizowania stosunku pracy z uwzględnieniem:
- Na jakich zasadach można przetwarzać dane o stanie zdrowia? (dana o negatywnym wyniku testu w kierunku zakażenia się SARS–Cov-2, dane o zaszczepieniu się przeciwko Covid-19, dane o obecności w organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu). Ile czasu i w jakich zbiorach można przetwarzać dokumenty zawierające informacje o tych danych?
- Jak poprawnie sporządzić kwestionariusz osoby pracownika? (przykładowy wzór),
- Czy trzeba mieć zgodę na przetwarzanie danych, które pracownik/urzędnik musi podać? Czy jest dużym błędem, jeśli taka zgoda została pobrana? (stanowisko UODO),
- Czy można skopiować do akt orzeczenie o niepełnosprawności? (stanowisko UODO),
- W jakie sposób pozyskiwać dane o służbie wojskowej? Czy wolno kopiować książeczki wojskowe? (stanowisko UODO),
- Czy wolno kopiować legitymację weterana albo decyzję o przyznaniu statusu weterana i dokumenty potwierdzające status działacza opozycji antykomunistycznej? (stanowiska UODO),
- Na jakich zasadach można przetwarzać: prawne dane kontaktowe, adres korespondencyjny, zdjęcie pracownika/urzędnika? (stanowisko UODO)
- Zasady przetwarzania danych osoby zawiadamianej o wypadku w tym:
- Czy trzeba posiadać dodatkowo zgodę osoby zawiadamianej o wypadku, jeżeli się przetwarza jej dane? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
- Czy trzeba sporządzić dodatkowy dokument dla osoby zawiadamianej o wypadku? (stanowisko UODO, praktyczny wzór formularza),
- Jakie dane pracownika/urzędnika powinny być pozyskiwane w innych dokumentach niż kwestionariusz osobowy?
- Czy błędem jest umieszczenie dokumentów typu: oświadczenie o kosztach uzyskania przychodu, ZUS ZUA itp. w aktach osobowych?
- Jakich danych użyć w umowie o pracę? Czy można wpisać imię i nazwisko osoby zastępowanej w umowie na zastępstwo? (stanowisko Ministerstwa pracy i UODO),
- Czy umowa o prace może być sporządzona przez dyrektora generalnego lub kierownika urzędu w postaci elektronicznej?
- Jak w takiej sytuacji powinien podpisać umowę nowy pracownik/urzędnik?
- Jak dołączyć do papierowych akt osobowych umowę o pracę podpisaną kwalifikowanym podpisem elektronicznym? (stanowisko Ministerstwa Cyfryzacji i Ministerstwa Pracy),
- Zasady zakładania i prowadzenia akt osobowych oraz dokumenty przechowywane w takich aktach osobowych – zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej, a także zgodnie z najnowszą wykładnią i stanowiskami Ministerstwa Pracy i UODO, z wykazaniem, które z nich muszą być tworzone w formie (postaci) pisemnej, w szczególności:
- Jakie dokumenty muszą być tworzone i gromadzone w związku z wykonywaniem pracy zdalnej?
- Gdzie przechowywać dokumenty zebrane w związku z potraceniami komorniczymi oraz innymi zajęciami z wynagrodzenia, w tym zgody na dobrowolne potracenia z pensji? (stanowiska Ministerstwa Pracy),
- Gdzie przechowywać oświadczenia związane z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich oraz wnioski o wolne z tytułu wychowywania dziecka w wieku do lat 14? (praktyczne wzory oświadczenia i wniosków),
- W jakich zbiorach dokumentów można przechowywać wnioski o urlopy okolicznościowe, a w jakich jest to zabronione? Czy można kopiować do dokumentacji pracowniczej dokumenty potwierdzające uprawnienie do urlopu okolicznościowego? (stanowisko UODO),
- Kiedy wraz ze świadectwem pracy wydawać informację o dodatkowych warunkach zatrudnienia? Czy są przypadki, gdy nie trzeba wraz ze świadectwem pracy wydawać takiej informacji? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
- Czy warunkiem wydania nowego świadectwa pracy na podstawie wniosku o sprostowanie jest zwrócenie poprzedniego przez byłego pracownika/urzędnika? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
- Jak należy postąpić ze „starym egzemplarzem” świadectwa pracy, gdy w wyniku wniosku o sprostowanie zostało wydane nowe świadectwo pracy? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
- Jakie dokumenty należy sporządzić, gdy urząd tylko częściowo uwzględni wniosek o sprostowanie świadectwa pracy? (przykładowy wzór),
- Jakie zasady układania dokumentów w części D akt osobowych, w tym w przypadku gdy pracownik zostanie ukarany więcej niż jedną karą porządkową,
- W jakiej sytuacji usuwa się tylko niektóre a nie wszystkie kary porządkowe w tym samym czasie? (stanowisko PIP),
- Czy trzeba usunąć dokumenty z części D akt osobowych, gdy stosunek pracy ustanie przed upływem roku nienagannej pracy? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
- Jaki jest zakres dokumentów wchodzących w skład pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w szczególności
- Jakie dokumenty należy trzymać razem z ewidencją czasu pracy w dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy, a jakich nie wolno w tym zbiorze umieszczać? Czy można w tym zbiorze trzymać: ewidencje wykonanych czynności lub zaświadczenia ze stacji krwiodawstwa? (stanowiska Ministerstwa Pracy oraz UODO),
- Czy dokumenty dotyczące dodatkowych urlopów np. z tytułu niepełnosprawności trzyma się razem z wnioskami o urlop wypoczynkowy na podstawie Kodeksu pracy?
- Czy oświadczenie o zmianie numeru rachunku płatniczego można trzymać z listą płac?
- Obowiązek aktualizacji danych osobowych pracowników/urzędników:
- Jak pozyskiwać nowe dane? Czy trzeba usuwać dane nieaktualne z kwestionariuszy osobowych pracowników/urzędników? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
- Czy trzeba dokonywać przeglądu (audytu) dokumentacji pracowniczej? Jakie dokumenty trzeba usuwać i w jaki sposób? (stanowisko UODO),
- Jakie są zasady gromadzenia i przechowywania dokumentów, które - zgodnie z wykładnią - nie stanowią dokumentacji pracowniczej, w tym:
- Gdzie i ile czasu powinno się przechowywać deklaracje ZUS oraz dokumenty podatkowe? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
- W jakiej postaci zbiera się oświadczenia dla celów podatkowych? (stanowisko Ministerstwa Finansów),
- Gdzie i ile czasu powinno się przechowywać dokumentację BHP nie stanowiącą dokumentacji pracowniczej? (stanowisko Ministerstwa Pracy oraz PIP),
- Gdzie i ile czasu powinno się przechowywać dokumentację zasiłkową oraz zwolnienia lekarskie? (stanowisko ZUS dotyczące przechowywania zwolnień lekarskich),
- Gdzie i ile czasu powinno się przechowywać dokumentację zfśs? Które dokumenty trzeba usunąć szybciej niż inne? (stanowisko UODO),
- Jakie jest czas przechowywania dokumentacji zfśs i dokonywania audytu tej dokumentacji? (stanowisko Ministerstwa Pracy),
- Gdzie i ile czasu powinna być przechowywana dokumentacja PPK? (stanowisko UODO).
|
